Infosuche
Tim und Anna rufen zunächst die Webseite der Kommune auf, in der sie gründen wollen. Diese ist schnell gefunden. Nun geht es darum, die richtigen Informationen zu finden. Da kommunale Homepages vielfältige Funktionen erfüllen, ist das leider gar nicht so einfach. Die beiden wissen nicht genau, unter welcher Rubrik sie nach den Informationen suchen sollen.
Themenfelder
Würden Tim und Anna in Düsseldorf gründen, hätte sich diese Frage gar nicht gestellt: Auf der Startseite des digitalen Amts sind direkt sechs Lebens- und Geschäftslagen prominent platziert. Tim und Anna würden sofort erkennen, dass sie unter „Arbeit und Gewerbe“ weitersuchen müssen. Nach einem Klick auf das entsprechende Themenfeld erhielten Sie eine Übersicht der zugehörigen Verwaltungsleistungen sowie einen Schnelleinstieg, bei dem ihnen die am häufigsten genutzten Leistungen angezeigt werden.
Nutzerfreundliche Suchfunktion
Leider gründen Tim und Anna aber nicht in Düsseldorf. Deshalb nutzen sie nach einigen erfolglosen Klicks dann doch lieber die Suchfunktion. Doch was sollen sie in das Suchfeld eintippen: Gewerbeanmeldung, Gewerbeanzeige, Gewerbemeldung? Deshalb tippen sie erstmal nur „Gewerbe“ ein. Bei dem Hamburger Serviceportal würde das schon ausreichen. Diese nutzerfreundliche Suche bildet nämlich alle potenziellen Stichworte zur Suche nach der „Gewerbeanmeldung“ ab und bezieht Synonyme mit ein. So werden Anna und Tim schnell fündig.
Chatbot
Eine Alternative oder Ergänzung zu den bisher gezeigten Lösungen findet sich im Landkreis Dachau. Hier bietet der Chatbot „Lara“ Webseitenbesuchern sofort Hilfe an. Anna könnte in das Chatfenster schreiben, dass sie ein Gewerbe anmelden möchten. Daraufhin würde Lara die beiden darüber informieren, dass dies bei der zuständigen Gemeinde erfolgt und bietet weitere Informationen zum Gewerberecht an. Das würde Tim und Anna einige Zeit sparen.
Informieren
Anna und Tim haben nun Informationen gefunden. Sie würden gerne so schnell wie möglich verstehen, was sie wie und wo zu erledigen haben. Leider sind die Informationen jedoch nicht ganz so ausführlich, wie erhofft. Die vielen juristischen Fachbegriffe erschweren ihnen zudem das Verstehen.
Übersichtliche Informationsseite, Erklären von Fachbegriffen
Auf der Webseite von Stuhr hätten es die beiden Gründenden einfacher. Hier fänden sie auf einer Seite alle notwendigen Informationen übersichtlich dargestellt. Tim und Anna könnten schnell verstehen, was ein Gewerbe ist, wer es anmelden muss, was man dafür tun muss und welche Unterlagen dafür benötigt werden. Die vielen Beispiele helfen außerdem, schwierige Begriffe wie „soziale Unwertigkeit“ zu verstehen.
Tipp:
Fachbegriffe können auch, wie auf der Webseite von Oldenburg, durch Hyperlinks verständlich gemacht werden.
Aussagekräftige Überschriften
Tim und Anna wollen auf der Webseite ihrer Kommune schnell nachsehen, welche Unterlagen sie für die Gewerbeanmeldung brauchen. Da sie sich unsicher sind, ob sich die Information unter „Überblick“, „Details“ oder „Sonstiges“ verbirgt, müssen sie den ganzen Text überfliegen. Auf der Webseite von Baden-Baden hätten es die beiden einfacher gehabt: Durch aussagekräftige Zwischenüberschriften weiß der Lesende sofort, welche Informationen in welchem Abschnitt stehen. Das Dropdown-Menü sorgt zusätzlich für Übersichtlichkeit.
Mehrsprachige Informationen
Die Gründerszene ist zunehmend international. Auch Anna ist nicht in Deutschland aufgewachsen. Ihr fällt das Verstehen der Informationen besonders schwer. Leider verfügt die Webseite ihrer Kommune über keine Informationen in Englisch.
Würde sie in Berlin gründen, hätte sie es leichter: Durch einen Klick auf „english“ im rechten Bereich der Webseite erhielte sie eine komplette Übersetzung der gesamten Leistungsbeschreibung.
Tipp:
Alternativen zur kostenintensiven Komplettübersetzung sind knappe Zusammenfassungen der wichtigsten Informationen auf englisch oder ein Google Translator Plugin.
Über weitere Verwaltungsleistungen informieren
Aus der Gründungsberatung wissen Tim und Anna, dass sie mehr Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen müssen als die Gewerbeanmeldung. Leider haben sie beim Lesen der Informationen zur Gewerbeanmeldung keinerlei Hinweise oder Links zu anderen Behörden entdeckt. Deshalb müssen sie diese Informationen selbst recherchieren. Das dauert erstmal.
Einfache Übersicht
Die Stadt Pößneck erleichtert Gründenden die Suche mit einer Liste von Behörden, bei welchen das Unternehmen unter Umständen angemeldet werden muss. Auf der Webseite der Stadt Bonn werden Gründende außerdem darauf aufmerksam gemacht, dass bestimmte Gründungen der Erlaubnispflicht unterliegen. Potenziell notwendige Verwaltungsleistungen werden unter „Zugehörige Dienstleistungen" aufgelistet und verlinkt. Das erleichtert Anna und Tim die Recherche ihrer To-dos.
Bündelung von Verwaltungsleistungen
Besser wäre es jedoch, wenn die Verwaltungsleistungen zu einem Verfahren gebündelt werden würden. So könnten Gründende alles „in einem Rutsch“ erledigen.
Das geht beim Einheitlichen Ansprechpartner Hessens für manche Gründungen. Handwerker können sich beispielsweise bei der Gewerbeanmeldung direkt in die Handwerksrolle eintragen lassen, Immobilienmakler entsprechende Erlaubnisse einholen. Da sind Tim und Anna ein bisschen neidisch auf die Gründenden in Hessen.
Wenige Nachweise einfordern, Nachweise selbst einholen
Digital oder analog – mit zwei Maßnahmen kann der Unternehmensstart nutzerfreundlicher gestaltet werden:
- Nur die gesetzlich unabdingbaren Nachweise einfordern, wie beispielsweise das Landratsamt Dachau. Dort wird für die Maklererlaubnis lediglich ein „behördliches Führungszeugnis“, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister sowie ein Handelsregisterauszug gefordert. Andere Behörden verlangen bis zu vier weitere Nachweise.
- Den Gründenden anbieten, die Nachweise für sie einzuholen. Das Bezirksamt Hamburg offeriert beispielsweise, die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister und die Bescheinigung in Steuersachen einzuholen. Zwar ist das (bisher) nur analog möglich, doch müssen Anna und Tim dadurch drei Verwaltungsverfahren weniger durchlaufen.
Digitales Angebot finden und ausfüllen
Nachdem Tim und Anna nun wissen, was sie alles zu erledigen haben, möchten sie ihr Unternehmen gründen. Das würden sie gerne vom Sofa aus tun, schließlich ist heute fast alles digital machbar. Das digitale Angebot ihrer Kommune finden sie aber erst nach einigen Minuten. Es war nämlich so platziert, dass es förmlich versteckt war. Außerdem war den beiden nicht klar, dass sich hinter dem Begriff „EA“ die Online-Gewerbeanmeldung verstecken könnte.
Hilfe bei der Beschreibung der Tätigkeit
Das Ausfüllen des Online-Antrags ist gar nicht so einfach wie Tim und Anna dachten. Insbesondere bei der Beschreibung der Tätigkeit sind sie sich unsicher, was sie am Besten schreiben sollen.
Im Gewerbeportal von Nordrhein-Westfalen werden Gründende dabei mit einem Katalog von Tätigkeiten unterstützt. Dank Guido, dem Chatbot des Portals, müssen sie sich nicht durch den Katalog klicken. Sie können ihm schreiben, was sie tun möchten und erhalten daraufhin Vorschläge zur Tätigkeitsbeschreibung.
Once-Only
Beim Ausfüllen der vielen Anträge sind Tim und Anna ganz schön genervt. Einige Angaben, wie ihre Adresse, müssen sie immer wieder angeben. Geht das nicht einfacher?
Auf der Webseite des Einheitlichen Ansprechpartners Berlin wird versucht, das zu reduzieren. Die Betriebsanschrift kann beispielsweise als Wohnanschrift übernommen werden. Diese müssen Gründende dann nicht noch einmal eintippen.
Rückfragen klären
Anna und Tim sind sich nun doch bei der ein oder anderen Sachen unsicher. Bevor sie etwas Falsches angeben, möchten sie lieber Rücksprache mit der Verwaltung halten.
Leider finden sie auf der Webseite ihrer Kommune keine Ansprechperson für ihre Fragen, nur ein anonymes Kontaktformular. Da warten die beiden lieber, bis die Verwaltung wieder telefonisch erreichbar ist und rufen an. Sie fragen sich zu ihrer Ansprechperson durch und klären ihre Fragen. Leider verzögert sich so ihre Gründung.
Persönliche Ansprechperson
Auf den Webseiten der Westlichen Börde oder von Offenbach finden Gründende ihre persönliche Ansprechperson sehr schnell. Über die hinterlegten Kontaktdaten können sie sich bei dieser melden und ihr Anliegen schnell klären.
Live-Chat
Deutsche Kommunen bieten oftmals nur Kontaktmöglichkeiten via E-Mail und Telefon. In Großbritannien hingegen sind Live-Chats bereits ein gängiger Kommunikationskanal. In einigen Kommunen kann man so während der Öffnungszeiten seine Rückfrage klären, in anderen Kommunen steht der Chat sogar in den Abendstunden zur Verfügung.
Authentifizieren und Versenden
Nachdem nun alle Fragen geklärt und Anträge ausgefüllt sind, müssen Tim und Anna ihre Identität nachweisen. Leider werden sie aufgefordert, ihre Anträge auszudrucken, zu unterschreiben und einzureichen. Das wurmt Tim und Anna, sie hatten sich einen komplett digitalen Unternehmensstart erhofft. Zumal die beiden noch keinen Drucker angeschafft haben, weil bisher alles digital möglich war.
Identifizierung mittels Scan oder Identitätserklärung
Da für die Gewerbeanmeldung eine Authentifizierung mittels Scan vom Personalausweis oder eine Erklärung der eigenen Identität ausreicht, bieten andere Kommunen die Gewerbeanmeldung per Mail an. In Waren (Müritz) können Gründende beispielsweise das Formular mit dem Scan einreichen. Eine DE-Mail oder qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht notwendig, was Gründende zusätzlich entlastet.
Identifizierung mittels Benutzername und Passwort
Im Portal der Stadt Dresden reicht grundsätzlich eine Registrierung mit Benutzername und Passwort für die Gewerbeanmeldung aus. Mittels der neuen eID des neuen Personalausweises könnten sie sogar Verwaltungsleistungen online durchführen, die ein höheres Vertrauensniveau erfordern. Ein Lesegerät ist zur Nutzung der eID auch nicht mehr notwendig, denn es gibt mittlerweile die Ausweisapp.
Tipp:
Für Gründende, denen Datenschutz besonders wichtig ist, bietet das Verwaltungsportal von Mecklenburg-Vorpommern die digitale Gewerbeanmeldung über einen Gastzugang an.
Gebühren zahlen
Zum Abschluss müssen Anna und Tim die Gebühren zahlen, welche für ihre Verwaltungsleistungen fällig werden.
In der Kommune, in der sie gründen, geht das leider nur per Bescheid. Schade, sie hätten die Verwaltungsleistung gerne direkt abgeschlossen, um sich wieder auf ihre Gründung zu fokussieren.
Innovative Zahlungsmöglichkeiten
In Wuppertal werden Gründenden mehr Zahlungsmöglichkeiten geboten. Hier kann man sich zwischen giropay, Kreditkarte und paydirekt entscheiden.
Tipp:
Eine E-Payment-Entwicklergemeinschaft von Bund und Ländern bietet eine einfache Einbindung gängiger Zahlungsverfahren.
Nachweis erhalten
Tim und Anna sind nun am Ende ihrer Arbeit angekommen. Jetzt ist die zuständige Verwaltung gefragt. Sobald sie die Daten bearbeitet hat, erhalten Tim und Anna postalisch ihren Nachweis über die Gründung. Eine digitale Alternative bietet ihre Kommune leider nicht an. Das heißt, sie müssen nun erstmal warten, bis der Nachweis sie erreicht.
Nachweis erhalten
In Memmingen müssen Gründende nicht auf den Postboten warten. Durch die Nutzung des Bayrischen Portalverbunds bietet sich die Möglichkeit, den Gewerbeschein digital über das Postfach des Nutzerkontos zu erhalten. Sobald dieser in ihrem Postfach eingeht, werden die Gründer per Mail benachrichtigt.
Tipp:
Damit die digitale Zusammenarbeit von Kommune und Land reibungslos funktioniert, ist die Optimierung von technischen Schnittstellen unerlässlich.
Jetzt durchstarten!
Tim und Anna haben nun offiziell gegründet und sind froh, die Verwaltungsarbeit (vorerst) hinter sich zu haben. Mit so vielen Stolpersteinen haben sie nicht gerechnet. Jetzt wird es aber Zeit, das Unternehmen aufzubauen. Darauf freuen sie sich sehr.
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Stolperfreier Unternehmensstart
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